Reservierungen sind das Herzstück unseres Festzeltbetriebs. Jede Reservierung, die sauber angelegt ist, spart dem Serviceteam am Veranstaltungstag wertvolle Zeit und sorgt dafür, dass unsere Gäste ohne Wartezeit an ihren Tisch kommen. In dieser Lektion lernst du Schritt für Schritt, wie du eine neue Reservierung korrekt im System anlegst.

Bevor du startest

Stelle sicher, dass du im Reservierungssystem mit deinem persönlichen Zugang angemeldet bist. Reservierungen dürfen niemals über ein fremdes Konto angelegt werden, da sonst Rückfragen nicht zugeordnet werden können. Prüfe außerdem, ob der gewünschte Termin in der Saisonübersicht als buchbar markiert ist.

So legst du die Reservierung an

1. Öffne den Reservierungskalender und wähle das gewünschte Datum aus.
2. Wähle den Zeltbereich (Mittelschiff, Galerie oder Box) und die gewünschte Tischgröße.
3. Erfasse die Kontaktdaten des Gastes vollständig: Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
4. Trage die Personenanzahl und eventuelle Sonderwünsche (z. B. Geburtstag, vegetarische Optionen) im Notizfeld ein.
5. Bestätige die Reservierung – der Gast erhält automatisch eine Bestätigungs-E-Mail.

Kontrolliere nach dem Speichern immer, ob die Reservierung im Kalender korrekt angezeigt wird. Bei Gruppen ab 20 Personen informiere zusätzlich die Schichtleitung, damit die Tischplanung angepasst werden kann.

Der Tagesabschluss an der Kasse ist einer der wichtigsten Abläufe im Servicebereich. Er stellt sicher, dass alle Umsätze korrekt erfasst sind und die Buchhaltung am nächsten Morgen mit sauberen Zahlen arbeiten kann.

Vorbereitung

Beginne mit dem Abschluss erst, wenn dein Bereich keine offenen Bewirtungsvorgänge mehr hat. Alle offenen Tische müssen abgerechnet oder an die Spätschicht übergeben sein. Halte deinen Kellnerschlüssel und dein Portemonnaie bereit.

Ablauf des Tagesabschlusses

1. Melde dich an der Kasse mit deinem Kellnerschlüssel an und rufe den Bedienerbericht auf.
2. Zähle dein Bargeld und gleiche es mit dem im Bericht ausgewiesenen Bargeldumsatz ab.
3. Prüfe die EC- und Kreditkartenumsätze gegen die Belege des Kartenterminals.
4. Übergib Bargeld, Belege und Bericht gemeinsam an die Schichtleitung und lasse dir die Übergabe quittieren.

Differenzen meldest du sofort und ehrlich – kleine Abweichungen kommen vor und lassen sich fast immer aufklären. Niemals eigenständig „ausgleichen“.

Herzlich willkommen im Team von Beim BENZ! Dein erster Arbeitstag ist dafür da, dass du das Zelt, die Abläufe und deine Kolleginnen und Kollegen kennenlernst. Diese Lektion zeigt dir, was dich erwartet und was du mitbringen musst.

Das bringst du mit

Deinen Personalausweis, deine Steuer-ID, deine Sozialversicherungsnummer und – falls du im Service arbeitest – deine Gesundheitsbelehrung nach §43 IfSG. Ohne diese Unterlagen können wir dich leider nicht einsetzen.

So läuft dein erster Tag ab

1. Melde dich 15 Minuten vor Schichtbeginn am Personaleingang hinter dem Zelt.
2. Du erhältst deine Arbeitskleidung und deinen Spind – der Spindschlüssel wird gegen Pfand ausgegeben.
3. Deine Patin oder dein Pate führt dich durchs Zelt: Küche, Schänke, Kassen, Notausgänge und Pausenraum.
4. Gemeinsam geht ihr die wichtigsten Sicherheits- und Hygieneregeln durch.
5. Danach begleitest du deine erste Schicht – heute geht es ums Zuschauen und Mitlaufen, nicht um Perfektion.

Stelle so viele Fragen wie möglich – niemand erwartet, dass du am ersten Tag alles weißt.

Gästepläne ändern sich – das ist völlig normal. Wichtig ist, dass Änderungen und Stornierungen schnell und sauber im System erfasst werden, damit freigewordene Plätze wieder verkauft werden können und keine Tische leer bleiben.

Reservierung ändern

Suche die Reservierung über den Namen oder die Reservierungsnummer. Ändere nur die betroffenen Felder – zum Beispiel die Personenanzahl oder die Uhrzeit – und speichere anschließend. Der Gast erhält automatisch eine aktualisierte Bestätigung. Bei einer Änderung des Datums prüfe unbedingt die Verfügbarkeit im Zielzeitraum, bevor du zusagst.

Reservierung stornieren

1. Öffne die Reservierung und wähle „Stornieren“.
2. Wähle den Stornierungsgrund aus der Liste (Gast hat abgesagt, Doppelbuchung, Sonstiges).
3. Prüfe, ob bereits eine Anzahlung geleistet wurde – in diesem Fall informiere die Buchhaltung für die Rückerstattung.
4. Bestätige die Stornierung. Der Platz wird sofort wieder als frei angezeigt.

Wichtig: Stornierungen am Veranstaltungstag selbst meldest du zusätzlich mündlich an die Schichtleitung, damit der Tisch kurzfristig neu vergeben werden kann. Kulanzentscheidungen bei Anzahlungen trifft ausschließlich die Betriebsleitung.

Gutscheine sind bei unseren Gästen beliebt – ob als Geschenk oder aus Gewinnspielen. Damit die Einlösung reibungslos funktioniert, musst du die verschiedenen Gutscheinarten kennen und wissen, wie sie an der Kasse verbucht werden.

Unsere Gutscheinarten

Es gibt Wertgutscheine (fester Eurobetrag), Verzehrgutscheine (z. B. „1 Hendl + 1 Maß“) und Aktionsgutscheine aus Gewinnspielen. Jeder Gutschein trägt einen eindeutigen Code, der nur einmal eingelöst werden kann.

Einlösung an der Kasse

1. Prüfe den Gutschein auf Gültigkeit: Saison, Ablaufdatum und unversehrter Code.
2. Scanne den Code oder gib ihn manuell im Kassensystem unter „Gutschein einlösen“ ein.
3. Das System zieht den Wert automatisch von der Rechnung ab – kontrolliere den Restbetrag gemeinsam mit dem Gast.
4. Entwerte den Papiergutschein durch Lochen und lege ihn in die Gutscheinbox an der Kasse.

Bei ungültigen oder bereits eingelösten Gutscheinen bleibst du freundlich und verweist an die Schichtleitung – diskutiere nie am Tisch über die Gültigkeit. Eine Restauszahlung in bar ist grundsätzlich nicht möglich.

Damit der Festzeltbetrieb rund läuft, müssen Dienstpläne verlässlich sein – für dich und für das ganze Team. Hier erfährst du, wo du deinen Dienstplan findest, wie du Täusche organisierst und wie die Zeiterfassung funktioniert.

Dein Dienstplan

Der Dienstplan wird immer donnerstags für die Folgewoche in der Team-App veröffentlicht. Prüfe ihn zeitnah und melde Konflikte innerhalb von 24 Stunden an die Schichtleitung. Kurzfristige Krankmeldungen erfolgen telefonisch bis spätestens 4 Stunden vor Schichtbeginn – nicht per Chatnachricht.

Schichttausch

1. Suche selbstständig eine Kollegin oder einen Kollegen mit gleicher Qualifikation für den Tausch.
2. Beantrage den Tausch in der Team-App über „Schicht tauschen“.
3. Der Tausch ist erst gültig, wenn die Schichtleitung ihn bestätigt hat.

Zeiterfassung

Stemple dich zu Schichtbeginn am Terminal beim Personaleingang ein und am Ende wieder aus. Vergessene Stempelungen trägst du am selben Tag im Korrekturformular nach – die Schichtleitung zeichnet es gegen. Deine erfassten Stunden kannst du jederzeit in der Team-App einsehen.

Ein No-Show liegt vor, wenn Gäste ihre Reservierung nicht wahrnehmen und nicht rechtzeitig absagen. Damit wir fair mit allen Gästen umgehen und gleichzeitig unsere Auslastung sichern, gibt es dafür einen klaren Ablauf.

Die 30-Minuten-Regel

Reservierte Tische werden grundsätzlich 30 Minuten ab der reservierten Uhrzeit freigehalten. Versuche in dieser Zeit, den Gast telefonisch zu erreichen – die Nummer findest du in der Reservierung. Dokumentiere jeden Anrufversuch kurz im Notizfeld.

So gehst du vor

1. Markiere die Reservierung nach Ablauf der Wartezeit im System als „No-Show“.
2. Gib den Tisch für die Neuvergabe frei und informiere das Serviceteam im Bereich.
3. Wurde eine Anzahlung geleistet, wird diese gemäß unseren AGB einbehalten – verweise Gäste bei Rückfragen freundlich an die Betriebsleitung.

Bleibe bei später eintreffenden Gästen immer freundlich und lösungsorientiert: Oft lässt sich noch ein alternativer Platz finden. Ein professioneller Umgang mit No-Shows schützt unser Team und unsere Gäste gleichermaßen.

Auch im besten Festzelt läuft nicht immer alles perfekt. Entscheidend ist, wie wir mit Reklamationen umgehen: schnell, freundlich und lösungsorientiert. Eine gut gelöste Reklamation macht aus einem verärgerten Gast oft einen Stammgast.

Die Grundhaltung

Höre dem Gast zuerst in Ruhe zu, ohne zu unterbrechen. Entschuldige dich für die Unannehmlichkeit – unabhängig davon, wer den Fehler gemacht hat. Bleibe ruhig, auch wenn der Ton des Gastes emotional ist.

So löst du die Reklamation

1. Kläre den Sachverhalt: Was genau ist passiert (falsches Gericht, lange Wartezeit, kaltes Essen)?
2. Biete eine sofortige Lösung an: Austausch des Gerichts, Nachbesserung oder ein Ersatzgetränk.
3. Bei größeren Problemen (z. B. Preisnachlass) hole die Schichtleitung dazu – nur sie darf Rechnungen korrigieren.
4. Dokumentiere die Reklamation nach der Lösung kurz im Übergabebuch deines Bereichs.

Wichtig: Versprich nichts, was du nicht halten kannst, und schiebe die Verantwortung nie auf Kolleginnen und Kollegen. Wir lösen Probleme als Team.

In einem großen Festzeltbetrieb arbeiten viele Menschen zusammen – da ist es wichtig zu wissen, wer wofür zuständig ist. Diese Übersicht hilft dir, bei Fragen schnell die richtige Ansprechperson zu finden.

Deine erste Anlaufstelle: die Schichtleitung

Für alle Fragen im Tagesgeschäft – Tischvergabe, Reklamationen, Pausenzeiten, kurzfristige Ausfälle – ist immer die Schichtleitung deines Bereichs zuständig. Du erkennst sie am Funkgerät und dem Namensschild mit rotem Rand.

Weitere Ansprechpartner

1. Personalbüro: Verträge, Lohnabrechnung, Arbeitskleidung und Bescheinigungen – erreichbar täglich von 10 bis 16 Uhr im Bürocontainer.
2. Betriebsleitung: Kulanzentscheidungen, größere Reklamationen und alle Themen, die die Schichtleitung nicht lösen kann.
3. Technik & Sicherheit: Defekte Geräte, Stolperstellen und alles rund um die Sicherheit im Zelt – Meldungen laufen über die Schichtleitung.
4. Vertrauensperson: Bei persönlichen Anliegen oder Konflikten im Team kannst du dich vertraulich an die benannte Vertrauensperson wenden – den Aushang findest du im Pausenraum.

Grundregel: Lieber einmal zu viel fragen als einmal zu wenig. Jede Frage, die du stellst, macht den Betrieb sicherer und besser.